Réussir son événement : 5 erreurs à éviter

Faire des erreurs est chose courante dans la vie de tous les jours. C’est comme cela qu’on apprend et progresse. Mais parfois les erreurs coûtent cher. Je partage ci-dessous 5 conseils utiles pour éviter des erreurs basiques en matière d’événement.

S’y prendre un peu, beaucoup, trop tard

C’est comme les courses de Noël : plus on s’y prend tard, plus on prend le risque de ne pas trouver le cadeau désiré (voire pas de cadeau du tout) et plus ton niveau de stress et de frustration augmente.

Pour organiser un événement, c’est pareil : plus tu démarres ta recherche de lieux au dernier moment, moins tu auras d’options possibles, voire aucune. A l’inverse, plus tu t’y prends à l’avance, plus tu mets les chances de ton côté et, cerise sur le gâteau, tu auras même le temps de faire un repérage pour sélectionner la salle qui t’inspire le plus ! Elle n’est pas belle, la vie ?

Si tu souhaites co-animer ton événement avec un intervenant extérieur, demande-lui ses disponibilités le plus tôt possible, histoire de lui faire bloquer des dates, voire même lui faire signer un document contractuel si la taille de l’événement est importante.

Tu peux également te servir d’un rétroplanning ou d’une check-list, afin de garder ton objectif en vue et rester dans le bon timing.

Croire que ton événement est seul au monde

Est-ce que cela t’est déjà arrivé de finaliser un atelier et te rendre compte que ton concurrent direct ou un thérapeute reconnu en organise un le même weekend sur un thème similaire ? Tu peux te retrouver sans participants si tu ne gardes pas un œil sur les événements de tes concurrents, si tu choisis une date en plein milieu des vacances scolaires, fêtes, etc.

Croire que seule la loi d’attraction va faire venir tes clients peut s’avérer une stratégie risquée, je l’ai personnellement testée avec un client.

Lorsque tu as trouvé la bonne date, fais connaître ton événement bien à l’avance via les réseaux, le bouche-à-oreille, les plate-formes de billetterie en ligne (eventbrite, weezevent, billetweb). Pas grave si le contenu n’est pas totalement ficelé, tu auras l’occasion de communiquer dessus dans un post ultérieur, l’essentiel est de diffuser la date pour que tes clients puissent bloquer leur agenda.

Faire trop confiance ou pas aux prestataire(s)

Pour ton événement en présentiel : Alors, tu as trouvé ta salle, tu as même signé le contrat de location, bravo ! Tu as demandé une disposition particulière de la salle, un équipement (chevalets, bouilloire, tasses, etc.) et le prestataire t’assure que tu auras tout le jour J. Sauf que tu as oublié de lui demander combien de tasses il avait, s’il y avait des prises dans la salle et surtout s’il avait des stylos marqueurs pour le chevalet…et du papier ! Mon conseil ? Tout vérifier deux fois et surtout passer la veille, comme cela tu as le temps de t’organiser si jamais l’équipement demandé n’est pas en place et cela t’évite les mauvaises surprises le jour J. Tu peux aussi venir avec ta trousse à la Mary Poppins pour tout avoir sous la main.

Ne pas avoir de plan B

Evénement en digital : tu as tout planifié mais le jour J, la connection via Facebook Live rame, tu n’arrives pas à te connecter ou tes participants ne t’entendent pas ! Le stress monte… Pour éviter cela, prends le temps de tester divers outils (Zoom, ta chaîne Youtube, Stream Yard, etc.) bien avant ton événement pour avoir une solution de dépannage identifiée et testée. Il peut aussi y avoir une simple coupure de courant dans ton quartier (avoir une batterie de secours externe pour l’ordinateur peut sauver ton événement).

Evénement en présentiel : Forcément, si tu as décidé d’organiser ta journée chamanique en forêt ou dans un parc, tu es conscient.e que la météo peut jouer les trouble-fête. Il te faut donc réfléchir à une solution de repli, quitte à mettre tes amis et ta famille à contribution pour te prêter un salon, un atelier d’artiste, une boutique, etc. Les aléas ne s’appliquent d’ailleurs pas qu’à la météo, il m’est arrivé d’organiser une retraite en Province et que la SNCF se mette en grève pile ce weekend-là. Heureusement qu’on avait anticipé le covoiturage entre participants et les réservations sur Blablacar.

Lors de la réservation de lieu, n’hésite pas à discuter des conditions d’annulation et /ou de report de ton événement avec le prestataire. Evidemment, si tu annules ton événement la veille au soir, ta marge de manœuvre est nulle, il y a fort à parier que tu devras payer la totalité du coût de location.

Vouloir tout faire tout seul.e

Plus ton événement est gros, plus tu auras à cœur de te consacrer au contenu de ton événement jour J. C’est pareil pour le Père Noël (encore lui) : il distribue les cadeaux mais ce n’est pas lui qui fabrique les jouets, les lutins sont là pour l’aider. Accepte l’idée de te faire aider le jour J, délègue un maximum à cette personne pour réduire ta charge mentale !

Evénement digital : c’est plus confortable d’avoir une aide qui te transmet les questions et commentaires pendant ton Live, qui gère les problèmes de connexion des participants, qui renvoie les liens d’accès, etc.

Evénement en présentiel : cette personne pourra accueillir tes clients, leur distribuer des documents éventuels, préparer les boissons chaudes, prendre des photos en live et /ou filmer ton événement pour tes réseaux sociaux, etc. En plus, elle pourra t’aider à tout ranger une fois l’événement terminé, ce n’est pas du luxe !

Et si vraiment tu ne trouves personne pour t’aider, n’hésite pas à faire appel à moi 😉