Rendre ton événement visible sur le web : les 8 clés

Ca y est, tu te lances, ton projet d’événement se concrétise, tu as choisi une date, le support et défini les grandes lignes de ton programme ! B-r-a-v-o !

Que l’objectif de ton événement digital ou présentiel soit de renforcer le lien avec tes clients et ta communauté, transmettre un savoir/ une pratique, former, animer un groupe de parole, etc. alors le web & les réseaux sociaux vont pouvoir t’aider à promouvoir ton événement et, par la même occasion, à attirer plus de prospects et de clients. Pour éviter de se perdre dans les divers algorithmes, je te propose quelques pistes à exploiter.

 A - Avant l’événement

1. Création d’une page de l’événement

Il s’agit d’une page de présentation de ton événement sur le web mais EN DEHORS des réseaux sociaux, afin de toucher les internautes qui fréquentent ton site. A l’occasion de ton événement, tu peux te servir des options suivantes :

a)    landing page dédiée sur ton site existant

Il s’agit tout simplement d’ajouter à ton site existant une page qui permettra d’accueillir les infos relatives à ton événement, voire de s’y inscrire via un formulaire en ligne.

Pense à inclure des boutons ou messages pop-up « call to action » (CTA) sur les pages les plus consultées de ton site (généralement la page d’accueil et le blog). Tu peux ainsi renvoyer tes visiteurs vers la page où l’événement est présenté plus en détail. Une fois ton événement terminé, tu pourras soit supprimer tes messages CTA, soit les actualiser avec les détails de ton événement suivant.

Justement, si tu décides d’organiser des événements de façon régulière, je te conseille d’ajouter carrément un onglet « Evénements » au menu de ton site. Tu auras alors :

  • une page qui listera tes différents événements prévus cette l’année ;

  • une landing page par événement, pour accéder directement aux infos concernant un événement spécifique. 


b)    Un site spécifique dédié à ton événement en présentiel

Ce site est indépendant de celui de ta « marque ». Il est entièrement consacré à l’événement que tu souhaites promouvoir. Il comprend divers rubriques, des informations régulières sur l’événement, voire même des onglets par type de public visé (client.e.s fidèles, prospects, intervenant.e.s éventuel.le.s, partenaires…) pour personnaliser l’expérience client. Tu peux également créer un blog spécifique, afin d’améliorer la visibilité de ce site sur le web et de tenir tes followers au courant de toute l’actualité se rapportant à ton événement.

Pour les événements récurrents, le même site pourra être ré-utilisé et actualisé. Cela lui permettra de s’étoffer année après année, ce qui est bon à la fois pour son référencement et ta crédibilité auprès de ta cible.

c)     Une page créée via une plateforme de billetterie en ligne

Si tu ne possèdes pas de boutique en ligne sur ton site et que tu ne veux pas encaisser les paiements d’inscription le jour J, je te conseille de passer par les les plateformes de billetterie en ligne, certes payantes mais qui facilitent grandement la vente d’inscriptions, d’émission des factures correspondantes, la collecte d’adresses emails des inscrits, voire même l’envoi de mails par le biais de cette plateforme. Les principales plateformes sur le web sont Eventbrite, Weezeevent, billetweb.

Ces plateformes sont très faciles d’utilisation (quelques clics suffisent) et te permettent même de promouvoir l’événement auprès de la communauté qui utilise cet outil en ligne. En contrepartie, une commission raisonnable sera prélevée par la plateforme.

 2. Emailing

Si tu organises des événements digitaux, tu peux en informer ta cible et tes clients par le biais d’un emailing et de ta newsletter. Pour plus de personnalisation, et si tu en as le temps, essaies de segmenter ta base de contacts (CRM), afin de mieux sélectionner les personnes qui pourraient être potentiellement intéressées par ton événement et te permettre de personnaliser le contenu de l’émail. Il existe différents systèmes d’auto-répondeurs te permettant de planifier tes envois d’emailings, gratuits ou payants : MailChimp, Sendinblue, Getresponse, Mailerlite, etc.

3. Diffusion sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux te permettent de donner de la visibilité à ton événement et de susciter l’intérêt. Choisis les canaux sur lesquels tu es le plus à ton aise mais également les plus pertinents en fonction de ton événement et type de client idéal.

Tu peux publier un message sur tes comptes de réseaux sociaux pour faire connaître ton événement, voire même le promouvoir via la publicité sponsorisée.

  • Sur LinkedIn :

    Linkedin a activé l’onglet “Evénement” qui te permet de poster et de diffuser ton événement à tout ton réseau et non pas une sélection de tes abonnés. Tu peux également poster une publication intéressante sur la thématique de ton événement avec le lien vers ton événement mais également faire un peu de pub pour ton événement dans des groupes LinkedIn qui correspondent à ta thématique.

  •  Sur Facebook :

    Tu peux soit créer une page Facebook dédiée à l’événement (idéal pour les événements récurrents), soit créer un événement qui sera publié sur ta page Facebook pro.

    Facebook offre la possibilité de faire de la pub en ligne payante autour d’un événement : cliques pour accèder à l’interface de pub de Facebook. Dans les objectifs proposés, cliques sur « avoir plus de participants à ton événement » et sélectionnes les critères pour définir ta cible.

  • Sur Twitter :

    Pour promouvoir ton événement, il est important de publier régulièrement des tweets renvoyant à  la page web de ton événement. Petites astuces :

    • inclure systématiquement des photos à  tes tweets ; Tu te souviens du slogan d’un célèbre magazine “Le poids des mots, le choc des photos” ? Il est tout à fait applicable à Twitter, une photo pertinente multiplie les chances de ton post d’être vu.

    • ·créer un hashtag unique et spécifique à ton événement (par exemple : #StageLyonIntelligenceEmotionnelle). Pour vérifier que cet hashtag n’est pas déjà utilisé, fais d’abord une recherche dans la barre de recherche Twitter. Une fois que tu as trouvé le bon hashtag spécifique, tu t’en sers à chaque post et publication, peu importe le support. Astuce : si tu veux te resservir du même hashtag pour tous tes événements, n’inclus pas l’année dans le nom car tu vas être obligé.e d’en recréer un autre l’année suivante.

    • ajouter le hashtag #event en plus de celui que tu auras créé, pour que la nature de ton tweet soit tout de suite identifiable.

Le hashtag dédié à ton événement pourra être repris par les internautes. Pour qu’ils le mémorisent bien, fais-le systématiquement apparaître sur tous tes supports de communication on et offline : site web, brochures, réseaux sociaux, emailing, flyers, affiches, tickets d’inscription, badges, etc.

  • Sur Instagram :

    Je te conseille de créer un hashtag avec le nom de ton événement et de faire des publications fréquentes pour faire croître l’intérêt de ta communauté.

    • A l’instar de Twitter, les incontournables pour réussir sur Instagram sont les hashtags et la fréquence de publication. Ce qui distingue Instagram, c’est la qualité et le format spécifique des photos/vidéos postées. Un des moyens les plus efficaces pour gagner des abonnés sur Instagram est de s’abonner à des utilisateurs qui font partie de ta cible et qui ont de réelles chances d’être intéressés par tes activités. Une partie de ces utilisateurs visiteront ton profil en retour et s’abonneront si le contenu les intéresse. Cette technique donne de très bons résultats à moyen et long terme.

    • Sur ta page Instagram professionnelle, tu peux ajouter dans ta biographie un seul lien, donc tu vas forcément privilégier le lien vers ton site. Or, si tu as créé un site-événement spécifique, il te faut créer d’abord une page support sur laquelle lister tous tes liens par le biais de Linktree, par exemple.

  • Sur Youtube :

    Pour parler de ton événement, je te suggère de créer une courte vidéo que tu posteras su ta chaîne Youtube et que tu diffuseras sur tous les réseaux mentionnés ci-dessus.

 

4. Influenceurs

As-tu déjà pris le temps de repérer les influenceurs qui ont de grosses communautés actives et qui sont potentiellement intéressés par tes thématiques ? Si oui, essaies plusieurs mois à l’avance de nouer contact avec ces personnes pour les inviter gratuitement à ton événement et, bien entendu, leur demander s’ils accepteraient d’en parler à leurs followers. Cette approche prend du temps mais peut s’avérer payante…

 

5. Publication de contenus autour de l’événement

La clé d’un teasing réussi est de susciter la curiosité du public, ainsi que des émotions positives. Au début, tu n’as pas beaucoup d’infos à communiquer car le contenu de ton événement n’est pas encore finalisé. Donc, en attendant, montre à tes visiteurs que tu es une expert.e de ta thématique. C’est un moyen facile d’augmenter le nombre de tes publications, en même temps que celui de tes abonnés.

 Par exemple, à J-60 ou J-30, tu peux te contenter de quelques publications par semaine sur les réseaux sociaux. Plus on se rapproche de l’événement, plus les idées de posts se précisent et plus la communauté est réactive (on appelle çà la loi de proximité). On peut alors augmenter le rythme de publications. L’idéal est de poster au minimum :

  • 1 fois par jour sur Instagram et Twitter,

  • 3 à 5 fois/semaine sur Facebook,

  • 1 article de blog par semaine,

  • 1 emailing par semaine.

Ça te paraît beaucoup ? Plus tu publies de contenus autour de ton événement, plus les internautes auront des chances d’entendre parler de lui. Les contenus permettront en plus d’animer tes réseaux sociaux et le blog de ton site événementiel. Ils sont donc indispensables pour ton référencement naturel !

Tu ne sais pas quoi poster ? Voici quelques pistes de réflexions d’articles à poster, tout en gardant le suspense (ne pas tout dévoiler mais encore et toujours susciter l’intérêt) :

  • Choix de ta thématique : explique pourquoi tu as retenu cette thématique pour ton événement, comment tu comptes l’aborder, les différents points de vue existants sur le sujet, etc. ;

  • Lieu de l’événement en présentiel = tu peux poster une photo du lieu retenu pour l’événement, partager un itinéraire, un plan de quartier ;

  • Déroulé de l’événement = indique comment le temps sera réparti lors de l’événement entre théorie et pratique, s’il y a des pauses (utiles pour les fumeurs) ;

  • Participation = détaille les différentes modalités d’inscription, comment devenir partenaire, voire même intervenant.e lors d’un de tes prochains événements ;

  • Gratitude = remercie chaque fois qu’un nombre conséquent d’inscriptions est atteint (par ex. : les 10 premiers inscrits, puis les 20 premiers, et ainsi de suite) ;

  • Bénéfices de ton événement = il s’agit de convaincre tes cibles de venir à ton événement en détaillant les bénéfices que les participant.e.s pourront en retirer. Tu peux également te servir de témoignages enregistrés lors de tes événements précédents et insister sur ce qu’ils ont particulièrement apprécié.

 

B- Pendant l’événement

6. Faire du live

Si l’événement s’y prête et que les participant.e.s ont tous donné leur accord préalable (tu leur as fait signer le droit à l’image), ta mission sera de faire du live ! La tâche demande un peu d’organisation car il faut bien gérer le timing et penser à :

  • s’équiper avec du matériel de qualité (appareil photo / caméra / trépied / micro / éclairage) pour filmer ton intervention en direct ; si tu préfères filmer via ton téléphone mobile, des applis telles que Live stream, Vine, Telly peuvent être utiles. Des outils vidéos genre Zoom te permettent d’enregistrer ton événement digital en direct pour le proposer ensuite en replay à tes clients qui n’ont pu y assister et l’afficher sur ta chaîne Youtube.

  • désigner une personne qui sera chargée de poster et/ou tweeter les messages forts en temps réel, de prendre des photos pour les diffuser sur les réseaux si l’événement s’y prête. Ainsi toute personne qui hésitait à assister à ton événement pourra se rendre compte de la qualité de ton intervention et se fera une joie d’assister au suivant !

 7. Recueil de témoignages le jour J

Cette étape précieuse consiste à obtenir le témoignage « à chaud » des participants à ton événement pour pouvoir ensuite les diffuser sur le web, avec leur accord préalable, bien entendu ! Essaie de trouver des volontaires qui accepteront de témoigner en fin d’événement devant la caméra. Tu peux aussi récolter des témoignages écrits à publier ensuite sur ton site. Ces différents témoignages publiés ont une grande valeur, car ils sont la preuve tangible que tes événements sont un succès. Cela rassure les indécis et les pousse souvent à s’inscrire lorsque le témoignage est positif. Tu améliores donc ta crédibilité et notoriété !

  

C- Après l’événement

8. Résumé de l’événement

Pense à poster ou publier un résumé et/ou article de blog sur les meilleurs moments de l’événement, pour remercier les participant.e.s, avec des photos et/ou vidéos sympas s’il s’agissait d’un événement en présentiel. Cela incitera les indécis à se motiver pour ton prochain événement.

Conseils et astucesVeronique NAPPEYweb, Réseaux sociaux, événementCommentaire