Les 8 étapes stratégiques pour un événement réussi
Organiser ton événement demande beaucoup d’énergie et te cause bien du stress. Comment être certain.e d’attirer les clients ? Et surtout, comment être certain.e que les clients présents le jour J seront pleinement satisfaits ? Pas de panique, je vais t’aider à élaborer un plan marketing simple pour ton événement en 8 étapes.
1ère étape : fixer des objectifs et un budget pour cet événement
C’est la base même de ton plan marketing, il s’agit de définir ta stratégie : quel est ton but, qui veux-tu attirer et que souhaites-tu privilégier ?
Ton but est-il d’attirer 10, 20 ou carrément 100 participant.e.s ?
Ton objectif est-il de fidéliser et/ou renforcer les liens avec ta clientèle existante, avec des intervenant.e.s extérieur.e.s en vue d’un partenariat, etc. ? Ou plutôt d’attirer de nouveaux clients ?
Quel message veux-tu transmettre à tes clients, avec quels outils ?
Une fois que tes objectifs sont fixés, quel budget global vas-tu allouer à ton événement ? Ce budget dépendra du type d’événement (digital ou présentiel), du nombre de participants visé. Pour un événement en présentiel par exemple, le budget va inclure le coût de location de salle, du matériel audio-visuel si besoin, des frais de déplacement & hébergement éventuels, les coûts d’impression (affiches & flyers), de la restauration, etc. Pour un événement digital, le principal budget sera celui dédié à la communication (Emailings, newsletters, publicités payantes sur les réseaux sociaux et dans les webzines, etc.).
Petit conseil : Au moment de calculer ton budget, surtout pour l’événement en présentiel, prévois une marge supplémentaire de 10% pour les imprévus de dernière minute.
2e étape : Créer le contenu de ton événement
Il est maintenant temps d’élaborer le programme de ton événement en définissant les moments-clés : soin, tour de parole, témoignages, vidéos, tirage, méditation… mais également pauses, temps de réflexion.
C’est important de fixer les grandes lignes de ton programme, cela te fera gagner du temps et de l’efficacité le jour J. Tu pourras même t’en re-servir ou l’adapter pour les événements suivants.
A ce stade, tu peux déjà noter tous les messages que tu veux partager, voire même te construire un fil rouge (déroulé) avec les points précis que tu voudras aborder dans chaque partie du programme. Tu peux aussi réfléchir à ta play-liste (musique, mantras), si l’événement s’y prête. La préparation, c’est 90% du succès le jour J !
Et si tu manques d’inspiration, n’hésite pas à demander à ta communauté et/ou tes clientes préférées si elles souhaitent te voir aborder des thèmes particuliers. Tu peux également t’inspirer des thérapeutes étrangers pour développer une thématique “à la mode”.
Etape 3 : s’appuyer sur les participant.e.s et intervenant.e.s éventuel.le.s
Comme ton but et celui de tes intervenant.e.s extérieur.e.s éventuel.le.s est d’attirer plus de clients et augmenter votre visibilité, ta stratégie marketing doit donc s’appuyer sur la motivation des participant.e.s déjà inscrits et intervenant.e.s à faire la promotion de ton événement via le bouche à oreille, les réseaux sociaux, etc. sur leurs propres pages & comptes. Pour mettre ton intervenant.e à l’aise, tu peux même lui proposer un texte de post à ce sujet que l’intervenant.e n’aura qu’à diffuser sur sa propre page.
Etape 4 : promouvoir ton événement sur les bons canaux
Tu as déjà défini ton client idéal mais tu peux ajouter des critères tels que sa présence sur les réseaux sociaux, ses sujets d’intérêt, sa motivation à participer à des événements en présentiel. Pour cela, étudie ta clientèle individuelle existante, les participant.e.s de tes événements passés, les abonnés à ta newsletter.
Quels sont les canaux les plus adaptés pour atteindre ton client idéal ? Emailing, affichages, publicités dans des magazines spécialisés ou des réseaux bien-être, réseaux sociaux axés business (LinkedIn, Twitter), famille & amis (Facebook, Snapchat), communauté & influenceurs (Facebook, Messenger, Instagram), sans oublier des applis payantes comme Meetup !, Onvasortir, Le Bon Coin ou des plateformes comme Billetweb ou Eventbrite qui gèrent la billetterie en ligne de ton événement et diffusent ton événement auprès de leurs abonnés.
Tu as tout intérêt à faire apparaître tes événements sur ton site web ou créer carrément un mini-site de ton événement avec une section dédiée aux questions, réponses et commentaires. Plus tu crées d’interactions positives avec des clients potentiels, plus leur intérêt pour ton événement va grandir.
Etape 5 : Planifier ta communication en amont
Une fois que tu as défini les bons canaux pour atteindre ton client idéal, tu mets en place ta stratégie de communication sur ces canaux idéalement 1 mois avant pour un événement digital et jusqu’à 3 mois pour un événement en présentiel : tu planifies le type d’actions, le nombre de posts et d’emailings par semaine. Des outils comme Trailwind ou Zapier te permettent de programmer à l’avance tes publications sur différents réseaux. Ton objectif est de susciter un intérêt croissant sans trop dévoiler le contenu de ton événement.
Etape 6 : Personnaliser ta communication
Il est primordial d’adapter ta communication à ton client idéal pour attirer son attention. Si par exemple tu envoies un emailing à des clients existants ayant déjà participé à l’un de tes événements, il est judicieux de faire allusion à cet événement passé, en y joignant des photos ou témoignages vidéos. Parle-leur de ton nouvel événement et de son message fort, n’hésite pas à leur accorder un tarif préférentiel en tant que premiers inscrits si ton événement est payant !
Etape 7 : créer et maintenir le buzz
Tes clients sont tes meilleurs ambassadeurs donc leur offrir un lieu où échanger virtuellement crée le buzz et le bouche-à-oreille. Tu peux par exemple leur proposer un concours en ligne avec une place offerte à ton événement.
Tu peux également créer un groupe dédié aux participants de ton événement sur Facebook et leur proposer de se présenter, de poser leurs questions, voire même de faire du co-voiturage pour se rendre à ton événement en présentiel.
Etape 8 : analyser la performance de ton événement
Quels indicateurs de réussite vas-tu mettre en place pour mesurer si ton objectif est atteint : Vas-tu te baser uniquement sur le nombre de participants réels ? L’augmentation du nombre de tes abonnés ? Ou feras-tu remplir un questionnaire de satisfaction aux participant.e.s. ?
Une fois que ton événement est passé, analyse le succès de cette journée : qu’est-ce qui a particulièrement bien plu aux participant.e.s., qu’est-ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois ? Recueille des témoignages à diffuser ensuite sur ton site. N’hésite pas à demander aux participant.e.s de suggérer les thèmes qui les intéressent le plus pour organiser un événement sur ce sujet.
Pour un événement en présentiel, prépare un petit résumé avec photos à l’appui pour poster sur les réseaux, ton site web ou encore pour alimenter ta newsletter.
Quant à ta communication, analyse ce qui a bien marché ou pas, ce qui te rapporte le plus d’interactions et d’inscriptions.
Pour l’événement suivant, tu sauras où investir ton temps et tes actions pour un maximum de réussite !